定型業務の自動化手段としてRPA活用が進んでいます。
RPAツールの導入によって、特定業務の効率化を目的としたソフトウェアでは費用対効果を出しにくい少量多種類の業務の効率化が可能です。
当記事では、税理士事務所でRPA活用をご検討中の法人様に対して、税理士事務所でのRPA導入事例、導入メリット、導入時のポイント、導入時の注意点までをご紹介します。
税理士業務へのRPA導入事例
税理士事務所でRPAツールを導入する場合、以下3つの活用事例が多いと言われています。
- RPA導入事例①：会計ソフトと連携業務自動化
- RPA導入事例②：税務署類の自動作成
- RPA導入事例③：バックオフィス業務の自動化
RPA導入事例①：会計ソフトと連携業務自動化
会計システムとエクセルシートを併用する業務設計をしている税理士事務所様は多いようです。
この点、RPAを活用することで以下業務の自動化が可能でしょう。
- 会計ソフトから対象データの自動エクスポート、および、集計
- 会計ソフトへ対象データを自動インポート
- 総勘定元帳などの定時自動インポートなど、月次処理の効率化
- 月次試算表の定時出力、メール送信 など
ただし、自動化の前提として、対象業務を定型化しておく必要があります。
もし現状、集計・分析のエクセルシートなどが月次処理の都度作成しており、不定である場合はRPAツール導入のタイミングで定型化するようにしてください。
RPA導入事例②：税務署類の自動作成
RPAツールを利用することで会計システム上のデータから各種税務署類を自動作成できます。
例えば、以下の業務を自動化可能です。
- 会計システム上のデータをもとに勘定科目内訳書や税務申告書へ転記
- 電子申告手続きの自動化
- e-taxやe-LTAXによる源泉所得税や住民税の自動納付 など
RPAにより業務の自動化は可能であるものの、税務署類の提出工程については所長税理士が実行するなど、あえて人の手を介す運用も可能です。
所属する税理士事務所の運用方針に合わせてRPA活用をご検討下さい。
RPA導入事例③：バックオフィス業務の自動化
税理士事務所固有の業務のみならず、バックオフィス業務一般についてもRPA活用によって自動化が可能です。
例えば、以下の業務を自動化できるでしょう。
- 新規顧客情報をCRMに自動登録
- 請求書作成、および、取引先に自動送信
- 売掛金や買掛金の入出金管理、自動入金消込
- 給与計算業務の自動化 など
バックオフィス業務で定型的に行われているものについては自動化が可能です。
税理士事務所固有の業務のみならず、定型業務を洗い出して自動化していきましょう。
税理士業務のRPA導入3大メリット
税理士事務所のような、定型業務が多く、かつミスが許されない業務ほどRPAツールの導入が効果的でしょう。
税理士事務所がRPAツールを導入するメリットは以下の通りです。
- メリット①：定型業務の自動化が可能
- メリット②：作業ミスの減少が可能
- メリット③：稼働時間を確保できる
メリット①：定型業務の自動化が可能
RPAツールを導入することで、人が行っていた定型業務を自動化できます。
定型業務を自動化することで、税理士事務所全体の費用削減が可能です。
経費精算など特定業務に対する業務効率化を目的としたシステムは市場に豊富にあります。
しかし、会計システムから対象データを自動エクスポートするなど、日々の税理士業務で発生する名もなき業務に対して、システムを導入すると費用対効果が見合わず、業務効率化を断念するケースが多々あるのです。
この点、RPAツールであれば少量の業務であっても、エンドユーザーがロボットを自主制作することで簡単に効率化できますので、費用対効果を見込むことができます。
メリット②：作業ミスの減少が可能
データの転記などの定型業務ほど担当者の注意力が散漫になりやすく、ケアレスミスが発生します。
人間が作業を行うと業務品質のばらつきが必ず課題になるでしょう。
この点、RPAツールにより業務をシステム化することで、定型業務をミスなく完了させることができます。
イレギュラーがないのであればロボットはミスをせず、業務の品質を保つことが可能です。
ただし、イレギュラーがある場合にはシステムであっても、ミスをします。
事前にロボットに指示をするシナリオにイレギュラーがないか十分に確認をしてください。
メリット③：稼働時間を確保できる
RPAツールは税理士が稼働していない時間でも稼働して、業務を遂行できます。
24時間365日稼働し続けることができるのです。
例えば、会計システムからの月次レポートの出力やデータ転記は税理士が退勤後の夜中や休日に実施させることで、日中の人間が行う業務を妨げずに運用することができます。
RPAツールを最大限活用することで、新たに税理士の人的リソース創出ができるでしょう。
創出された税理士のリソースを活用して税務相談やコンサルティング業務など、人でなければ実現できない専門的な業務を実施することで、税理士事務所全体の収益性を高めてください。
税理士業務へのRPA導入の注意点
税理士事務所にRPAを導入する際にいくつか注意点があります。
その中でも特に注意必要な3点を以下の通りご紹介します。
- 注意点①：定期メンテナンスが必須
- 注意点②：業務が属人化するリスクがある
- 注意点③：情報の流出リスク
注意点①：定期メンテナンスが必須
RPAは事前定義されたシナリオにしたがって稼働します。
つまり、業務フローや対象テーブルの設計などが変更される場合には、RPAツール側のシナリオについても変更が必要です。
また、システム障害などによって、RPAツールが停止する場合もあります。
RPAツールが連携するデータについては、消失リスクに備えて、事前バックアップ体制の整備、システム障害への対応マニュアルなどの整備が必要です。
定期的にRPAツールをメンテナンスして、RPAツールが正常稼働できるようにしていきましょう。
注意点②：業務が属人化するリスクがある
RPAにより業務の自動化が実現できるほど、RPAの稼働が止まった場合の損失は大きくなります。
この時、特に注意が必要なのはRPAツール活用の属人化リスクです。
RPAツールのシステム運用を特定の担当者に一任していた場合、担当者が退職した際に、RPAツール内のシナリオ設定などがブラックボックス化することで、活用を継続することが難しくなる場合があります。
ブラックボックス化を防ぐためにも、担当者を複数人体制にする、RPAのシナリオ設定について設計書を残す、業務運用マニュアルを残すなど、適切な引継ぎができるように体制を整える必要があるでしょう。
注意点③：情報の流出リスク
RPAツールによって、顧客情報にアクセスし業務効率化している場合、アカウントの不正利用によって顧客情報のリスクがあります。
税理士事務所の場合、顧問先の会計・税務情報に関する機密情報を扱うため、情報の漏洩リスクについて特に注意が必要です。
情報の漏洩リスクを低減するために、ログインアカウントのID/PW設定、定期変更やアカウントごとのアクセス権設定など対策を法人全体として講じる必要があるでしょう。
ツールの選び方
税理士事務所向けRPAツールもありますが、市場にあるRPAツールであっても十分に業務効率化は可能です。
税理士事務所向けRPAツールに限らず自社要件に適合するRPAツール選びが重要です。
比較する際にまず確認すべきポイントを以下の通り2点ご紹介します。
- 選び方①：自社税理士事務所の要件に適した提供タイプを選択する
- 選び方②：サポートの手厚さを確認する
選び方①：自社税理士事務所の要件に適した提供タイプを選択する
RPAツールを利用することで、パソコン上で行うあらゆる業務を自動化できます。
ただし、以下3つの提供タイプによって実現可能な範囲が異なりますので注意が必要です。
- クラウド型
- デスクトップ型
- オンプレミス（サーバー）型
クラウド型RPAツールを利用する場合、自動化可能な範囲はWebブラウザ上の作業に限定されます。
つまり、サーバー上で稼働させているソフトウェアを含めた自動化はできません。
一方で、デスクトップ型やオンプレミス型（サーバー型）であれば、サーバー上のソフトウェアを含めた自動化が可能です。
所属税理士事務所が現状、どのようなソフトウェアを利用しているのか、どこまでの業務自動化を求めているのかによって、選択すべき提供タイプが異なりますので留意ください。
選び方②：サポートの手厚さを確認する
所属する税理士事務所によってはシステムに専門知見を保持した人材がいない場合もあります。
この場合、RPAツールの活用をサポートしてくれるRPAツールを選ぶとよいでしょう。
RPAツールは導入するだけでは効率化できず、導入後、自社税理士事務所の要件を満たすようにシステムを設計、開発する必要があるため、自社リソースで対応ができるか必ず確認が必要です。
RPAツールを提供する会社によっては、導入後支援サービスの提供や提携法人による開発支援サービスがありますので、製品選びの際には法人サポートの手厚さについても確認が必要になるでしょう。
まとめ 単純作業はロボットを活用して自動化しよう
RPAツールを活用することで税理士事務所の業務を効率化できます。
ただし、RPAツールといっても多数の種類があるため、自社要件に適合したツール選びが重要です。
また、RPAツール導入後にも、運用のブラックボックス化、情報流出のリスクなど対応が必要な事項がいくつかありますので、併せて確認するようにしてください。
いくつか確認・対応事項があるものの導入することで、税理士が利用できるリソースが増えるのは間違いありません。
RPAツールを導入して税理士事務所全体の効率化を目指していきましょう！
