RPA (Robotic Process Automation:業務自動化ツール) の導入は、企業の業務効率化を推し進めることが出来るツールです。
しかし、ただ単にRPAツールを導入したのでは得ることが出来る効果は半減してしまうでしょう。RPA導入の成功には、導入プロセスが鍵となります。
こちらの記事では、RPAを導入する際の導入プロセスを工程や手順ごとに詳しく解説していきます。
事前の導入プロセス確認が鍵！
RPAの導入を成功させるには、事前に導入プロセスを知っておくことが大切です。
以下からRPA導入プロセスの工程を見ていき、導入プロセスの概要と流れを見ていきましょう。
工程①：現状分析
まずは、現状分析が大切となります。
RPAツールの選定などの前に、現在の企業が抱える問題点やRPAを利用したい業務、導入する目的、また導入することで起こりうるトラブルなどを分析をします。
工程②：導入
現状分析を果たしたのち、導入のフェーズに入ります。
工程①の現状分析を通して洗い出せた課題などをもとに、RPAツールの選定、トライアルにて使用感を確認、徐々にRPAを業務に組み込んでいくという一連の流れを行います。
工程③：運用保守
RPAの導入と利用を開始すると、運用保守が重要になってきます。
事前に準備した担当者と協力し、RPAを利用する上で起こりうるトラブルなどを逐一処理していくことや、問題が起きていないかなどをチェックしていきます。
RPAの導入プロセス手順
ここからは、RPAの導入プロセスを手順ごとに詳しく見ていきましょう。
導入プロセス｜手順①：自動化したい業務プロセスと業務量の洗い出し
導入プロセスの手順1つ目は、自動化したい業務プロセスと業務量の洗い出しです。
こちらは工程①の現状分析にあたり、まずすべてを洗い出し、その後出てきた内容からどこにRPAを導入するのが1番効率的かどうかを検討。
業務プロセスを可視化し、業務量の改善を検討します。
また、RPAを導入する目的やRPAの担当者を決定しておくことも大切となるでしょう。
導入プロセス｜手順②：導入するRPAツールの選定
すべて業務や課題などを洗い出し、事前準備を終えたら導入するRPAツールの選定を行います。
RPAツールの選定で大事なポイントはいくつかありますが、「価格」、「操作性」、「サポート体制」の3つが最も大切であると言えるでしょう。
特に、RPA担当者がIT技術に明るくない場合、操作性を特に重視し、簡単な操作で利用することのできるRPAツールを選定することをおすすめします。
導入プロセス｜手順③：無料トライアルで使用感を確認
導入するRPAツールを選定した後は、無料トライアルで使用感を確認しましょう。
近年では多くのRPAツールが1週間~1か月の無料トライアル期間を用意しています。
この無料トライアル期間で利用できる機能は極力すべて試してみることをおすすめします。
そして、そのトライアル期間に出てきた疑問などもできるだけ解消しておきましょう。
導入プロセス｜手順④：一部の業務からRPAを導入
導入するRPAツールを決定し、無料トライアル期間も経て納得のツールが決まればいよいよ利用開始ですが、気を付けるべき点があります。
多くの企業の方は、RPAを導入するとフルに活用しようとしますが、それでは現場の負担や混乱が起こり、RPAの効果を実感するのに多くの時間を費やすことになります。
導入プロセス｜手順⑤：本格的にRPAを導入
一部の業務からRPAを導入し、現場が慣れてきたら本格的にRPAを導入していきましょう。この時大切となるのは、手順④を通して出てきた課題や疑問をきちんと解消してから、本格的にRPAを導入する際に活かすことです。
また、スモールスタートをした際に、RPAをきちんと利用できているかどうかによって本格的に導入する時期は変わってくるため、スモールスタートした際の社内や現場の状況には気を配る必要があるでしょう。
導入プロセス｜手順⑥：RPAの効果測定を実施
RPAを本格的に導入し、ある程度期間が経てば効果測定を行います。
RPAにおける効果測定とは、導入前と導入後にどんな違いが生まれたのか、業務効率化はどれほど進んだのかなどを定量的・定性的に評価することを指します。
こちらの効果測定では、良かった点・悪かった点を振り返るのはもちろんのこと、ここまでの導入プロセスを振り返り疑問点などを明確にすることも忘れず行いましょう。
導入プロセス｜手順⑦：RPAの運用保守
ここまでの導入プロセスすべてが完了すれば、運用保守を行います。
RPA導入前に決めた担当者とその人を軸にチームを組み、基本的な操作や社内でどのように利用展開していくかを社内で共有しておきましょう。
また、RPAを提供する各社が用意しているセミナーやワークショップなどに参加し、日々操作方法や活用方法などをアップデートしていくことも大切です。
この記事のまとめ
RPAの導入プロセスと進め方について見てきましたが、導入プロセスの理解は進みましたでしょうか。
RPAの導入には、導入前の事前準備や現状分析がもっとも大切となります。
導入プロセスの中で、焦ることなく1つ1つのプロセスを確実に行うことも重要となるでしょう。
