転職市場の活性化から、採用業務などによる人事部門の負荷が増加しています。一方、人事部門の業務は定型業務が多いため、RPA活用による業務効率化効果が大きいことから、RPA活用が進んでいるようです。
当記事では、RPAツールの活用が効果的な人事業務、RPAツールを導入するメリット、導入事例までをご紹介します。
RPAが効果的な人事業務とは？
RPAは定型業務、かつ、シンプルな業務であれば自動化可能です。
単純作業がルーティン化している業務によって、人事担当者が疲弊しモチベーションが下がることも多々ありますので、業務効率化を目指していきましょう。
RPAツールの導入によって業務効率化が見込まれる業務は多数ありますが、その中でも特に業務効率化を見込みやすい人事業務を以下の通りご紹介します。
- 勤怠管理情報の基幹システム転記
- 過重労働対象者の検知
- 人事考課表の作成
- 通勤手当チェック
- 入退社手続き作業
- 給与明細の配布
- 派遣社員の契約期間チェック、および、更新作業
- 採用活動
1. 勤怠管理情報の基幹システム転記
月次の勤怠管理業務では、利用中の勤怠管理システムから、勤怠情報をエクセルなどで出力して基幹システムに転記する場合があります。
システムから対象データをダウンロードして転記するだけの作業ですが、転記ミスがあってはいけないので、想定以上に人事担当者の気力と体力が取られる作業です。
この作業に対して、RPAツールを活用することでデータチェック、ダウンロード、システムへの転記をフロー化し自動化できます。
2. 過重労働対象者の検知
長時間労働者を検知するため、膨大な出退勤データから人手によって長時間労働者を検知しようとすると、工数がかかります。
この点、RPAツールを活用することで月内の労働時間予測を立てながら、規定時間以上の労働時間になると予想される従業員の検知が可能です。
3. 人事考課表の作成
人事考課表を作成する際、「人事担当者による評価表の作成依頼 → 担当者による作成 → 作成後人事部へ返送」の流れを評価担当者ごとに実施する必要がある場合があります。
評価担当者ごとに作成依頼メールの送信や期日を過ぎた担当者へのリマインドなど、細々とした業務があるのです。
この点、RPAツールを利用することで人事考課表作成の依頼メールやリマインドメールなどを自動化できますので効率化を見込めます。
RPAに任せる事務業務と人事担当者が実施する業務を分担して実施するとよいでしょう。
4. 通勤手当チェック
従業員から経費申請のあった通勤手当は、従業員が転居したり、交通費が改訂される都度、料金が変わるため、定期的に見直しが必要です。
多くの企業では従業員による申請が正しい交通費であるか人事担当者による人手で確認をしています。
この点、RPAツールを導入することで経路検索サイトにおける発着間の交通費や定期券価格などの最安値を調査できますので、交通費の確認作業を効率化できるでしょう。
さらに、最安値を自動取得後、申請内容と照合して不一致となったもののみを対象に、人手による調査をすればさらに人事業務全体の効率化を見込めます。
5. 入退社手続き作業
転職市場の活性化により各企業で入退社手続きが煩雑になったという声も散見されます。
従業員の入退社手続きには、例えば、入社した従業員の情報を各種システムのマスタに登録するなどの作業があり、単純作業ながら工数を取られます。
この点、RPAツールを導入すれば、例えばエクセル上に従業員情報を整理しておくことで、エクセル上のデータを各種システムのマスタに登録できますので、登録工数の削減を期待できるでしょう。
また、エクセル上に従業員別のアクセス権についても整理すれば、アクセス権についても各システム上に登録できますので、RPAツールによる効率化範囲の拡張は十分に検討可能です。
6. 給与明細の配布
締め日ごとに給与明細の作成が必要です。この点、RPAツールを導入することで、事前に定義したテンプレートに給与情報を反映させることで給与明細の自動作成ができます。
また、作成した給与明細を紙で従業員に配布する場合には、自動で印刷処理を行うことも可能です。
メールなどで配布する場合、給与明細をPDF化、定型文付きのメールで送付することもできるでしょう。
7. 派遣社員の契約期間チェック、および、更新作業
派遣社員や契約社員を雇用している場合、契約期日が切れる前に、契約更新など契約内容を確認し、再度契約締結するなどの業務が必要です。
対象の社員数が多くなるほど、契約業務の確認・更新作業に時間を要します。
この点、RPAツールを活用することで契約内容や就業条件に変更があった場合に、その情報をエクセル上などにまとめてさえおけば、各種マスタに情報の自動更新が可能です。
また、契約期日が差し迫った従業員の一覧を自動で人事担当者に送付することもできますので、人事部門の業務負担軽減を期待できるでしょう。
8. 採用活動
企業の採用活動では人事担当者が以下のような定型業務を実施し、少なくない工数を取られているようです。
- 採用管理システムへの応募者登録
- 応募者へのメール通知
- 求人サイト上でのスカウトメール送付
- 面接官との面接日程通知
上記、いずれの作業においてもRPAツールの導入・活用の余地があります。
すべての作業を人手でやってしまうばかりに肝心な採用業務に割く時間が少なくなってしまうという課題も頻発していますので、RPAツールを活用して人事業務の効率化を図っていきましょう。
RPAを導入する3大メリットとは？
RPAツールを導入することで人事部の業務負担を大きく減らすことができます。特に人事部にとってのメリットは以下の通りです。
- 3大メリット①：定型業務の自動化
- 3大メリット②：ミスの削減
- 3大メリット③：働き方改革の促進
3大メリット①：定型業務の自動化
RPAツールを導入することで、人事部がこれまで人手によって対応をしていた定型業務を自動化できるでしょう。
人事部の定型業務には、担当者へのリマインドメール送信や勤怠管理システムからのデータ出力など、細々とした関連業務が多数存在します。
これらの業務に対して、何か専門のシステムを開発・導入では費用対効果がみあいません。
しかしRPAツールであれば、このような少量多品種の業務の自動化を実現できますので、十分に費用対効果を見込めるでしょう。
3大メリット②：ミスの削減
新規入社者の各種システム登録などは、単調作業であるものの、ミスがあると、業務が滞るためミスは許されません。
とはいえ、単調な作業ほど人事担当者の注意が散漫になりやすくミスが増えやすいのです。
この点、RPAツールを導入することで、ロボットは365日24時間常に正常に稼働しますので、疲れや注意力散漫などによるヒューマンエラーを防止できるでしょう。
ミスによるフォロー作業が劇的に削減できることで、人事業務全体の効率化を実現できます。
3大メリット③：働き方改革の促進
2019年から施行されている働き方改革により36協定や年間5日以上の有給休暇取得など、法的に順守すべき事項が設けられました。
とはいえ、業務過多であった人材の業務量が変わらなければ、変わらず業務過多になりますので、法的に定められた残業時間や有給休暇消化日数を守ることは難しいのが現実のようです。
この点、RPAツールを導入することで業務の自動化、効率化を見込めるようになりますので、長時間労働の税制効果を期待できるでしょう。
働き方改革を促進する意味でもRPAツールの導入が注目されているのです。
人事部における活用事例
人事部におけるRPAツールの開発・活用事例を紹介します。特に特徴的な事例は以下の通りです。
- 【人事部】RPA活用事例①：採用業務のルーティンを自動化
- 【人事部】RPA活用事例②：労務管理のミス削減
【人事部】RPA活用事例①：採用業務のルーティンを自動化
採用活動自体はクリエイティブな業務ですが、バックオフィスの業務は定型化されている場合が多いようです。
例えば、以下のような定型業務に対してRPAツールを活用することで、大きな業務効率化効果を出せたとしている事例が豊富にあります。
- 企業説明会などイベントへの案内を応募者にメール送付
- エントリーシートの内容を確認・選別
- 採用試験の採点業務
- 面接官とのスケジュール調整
- 面接結果のメール通知 など
RPAツールの開発・活用により上記のような定型業務を自動化し、本来注力すべき面接や選考準備に時間をかけることで、自社に必要な人材の獲得を効率化できています。
【人事部】RPA活用事例②：労務管理のミス削減
人事業務の中でも特に定型業務のボリュームが多い労務管理では、業務効率化効果を実感しやすいとの声が多数あります。
例えば、以下のような定型業務の自動化に取り組むことで、業務効率化を実現しているのです。
- 36協定を順守した労働時間や休日出勤をしているか、勤怠管理チェックの自動化
- 通勤手当や出張手当の適切性チェック
- 給与明細の自動メール配布
- 住所変更による各種マスタへの自動登録
- 入退所手続きに伴う各種マスタ登録・削除手続きの自動化 など
上記の作業は企業で採用する従業員数に応じてボリュームが多くなる業務ですので、RPAツールの開発・活用により効率化した場合の効果は特に大きくなるでしょう。
また、ボリュームが多い一方で、ミスによるフォロー工数も大きくなりますので、ミスを削減することで、労務管理業務自体の効率化が期待できる点がポイントです。
まとめ 定型業務は自動化しよう
人事業務自体はクリエイティブな仕事とはいえ、やはり一部定型的な業務があります。
これらの定型業務はRPAツールを開発・活用することで自動化が可能です。
定型業務をRPRツール導入によって自動化し、本来注力すべき業務に必要な時間を捻出していきましょう。
