RPAツールを利用することで業務効率化と正確性の向上を期待できます。単純な反復作業の自動化を可能にし、かつ、ロボットが行うことでミスを削減できるのです。
導入することでメリットの大きいRPAツールですが使い方を知らなければ、活用できません。当記事では、RPAツールを活用するメリット、導入時のポイント、具体的な使い方までご紹介します。
RPAとは？
RPAとは「Robotic Process Automation」の略称で、ロボットによる定型反復作業を自動化することができます。基本的に以下3つの過程を経ることで業務効率化や正確性の向上が期待できるでしょう。
- 開発
- 実行
- 管理
開発過程では、ロボットがどのような動きをするべきか「シナリオ」を作成します。作成した「シナリオ」を元に実行ツールを用いて効果の検証が必要です。
その後、シナリオの進捗や微調整を繰り返す管理の過程を経ることで、業務効率化や正確性向上が期待できるでしょう。
3大メリット
RPAツール導入により様々なメリットがありますが、その中でも代表的なメリットは以下の通りです。
- メリット①：時間の節約
- メリット②：作業の正確性向上
- メリット③：コンプライアンスへの準拠
メリット①：時間の節約
RPAは定型業務を自動化することで、業務にかかる時間を大幅に削減できます。
この効果により、従業員はより付加価値の高い業務に従事できる点が最大のメリットでしょう。
また、RPAはロボットですので、365日24時間体制で作業の継続ができます。人間であれば標準的に8時間労働であり、かつ休憩を必要としますが、この時間分だけ迅速に業務が進められるでしょう。
加えて、業務量が増えたとしてもRPAの導入数を調整することで、柔軟に対応できますのでピーク時の業務負荷に合わせて調整できる点もメリットです。
メリット②：作業の正確性向上
RPAは一度シナリオ登録した業務であれば、エラーなく対応することができます。
人間による入力ミスや注意散漫によるエラーを削減できる点がメリットといえるでしょう。
給与計算や経費精算など、定型、かつ、大量業務であるけれども正確性が求められる業務に対して、RPAの導入がおすすめといわれる所以でもあります。
メリット③：コンプライアンスへの準拠
RPAは人間と比較して事前に定義されたシナリオ通りに動くため、セキュリティ違反や不正アクセスのリスクを減らせる点も大きなメリットです。
また、RPAは作業記録を履歴として保持するため、必要に応じて作業内容の精査が可能です。この定期的な精査により、コンプライアンスの向上を期待できるでしょう。
人事や労務の領域では、作業自体は定型、かつ、シンプルな業務が多いながら、法令の変更などによって、随時業務フローの変更が求められる場合があります。
この点、RPAであればエンドユーザーがシナリオを書き換えることで、対応ができる点もメリットといえるでしょう。
デメリット
導入メリットの大きいRPAですが、一部導入時に注意すべき以下のようなデメリットもあります。
- デメリット①：費用がかかる
- デメリット②：開発にITリテラシーが求められることもある
デメリット①：費用がかかる
無料版のRPAもありますが、多くのRPAは利用する場合、コストがかかります。
導入形態や導入規模により、かかってくるコストが大きく変わりますので、RPAで効率化をしたい対象を定め要件を明らかにしたうえで製品選定をください。
RPAソフトウェアの購入やライセンス料、システムの設定やカスタマイズにかかる初期投資が必要です。また、従業員のトレーニングや教育にも費用がかかりますので留意しましょう。
デメリット②：開発にITリテラシーが求められることもある
RPAは主にルールベースの繰り返し作業に適していますが、複雑な判断が必要な業務や非構造化データの処理には限界があります。
実現しようとした場合、RPAの標準機能では対応が難しい場合も多く、場合によってはプログラミングが必要になる場合がある点に留意ください。
また、RPAは特定のシステムやアプリケーションに依存して動作するため、例えば、Windows10のアップデートや変更があった場合、RPAの再設定や調整が必要になることがあります。
メンテナンスをする要員が必要になる点にも留意が必要でしょう。
RPA導入時のポイントは？
RPAツール導入時にはいくつかポイントがあります。ポイントは以下の通りです。
- ポイント①：適切なプロセスの選定
- ポイント②：従業員の関与とトレーニング
- ポイント③：スケーラビリティと保守性の確保
ポイント①：適切なプロセスの選定
RPAは定型業務でなければ対応ができません。データ入力、フォームの処理、レポート作成など、定型的な業務を業務プロセス上から特定して、RPAで対応するようにしましょう。
複数の定型業務を洗い出したうえで、コスト削減や業務効率化など、RPAの導入目的と照らし合わせて、高井ROIが期待できるプロセスを優先的に選定していくことが大事です。
ポイント②：従業員の関与とトレーニング
RPA導入したものの、ほとんど使われていないような企業も多いようです。この大きな原因は現場担当者がRPAの使い方がわからず、業務運用に組み込めていない点にあるでしょう。
RPA導入時には導入の目的と使い方を従業員に説明し、理解と協力を得ることが重要です。その上で、従業員に対してRPAの使い方に対してトレーニングを提供し、従業員が新しい技術を取り入れ活用できるように推進してください。
ポイント③：スケーラビリティと保守性の確保
RPA導入時には、RPA導入後の業務拡大やプロセスの変更に柔軟に対応できるよう、スケーラブルな設計が重要です。余裕をもったスケーラビリティを確保しましょう。
また、RPAシステムの継続的なパフォーマンスを保つために、定期的なメンテナンスとアップデートを行います。
RPAを放置することで、野良ロボットが発生し、何をしているか不明だが止めることのできないシステムになりがちな点に注意しましょう。
RPAの使い方は？手順ごとに解説！
RPAツールを利用開始するにあたり、実施すべき手順は以下の通りです。
- 使い方ステップ①：RPAツールの利用目的や使い方想定を明確にする
- 使い方ステップ②：RPAツールとマクロの違いを理解する
- 使い方ステップ③：定型業務を自動化する
使い方ステップ①：RPAツールの利用目的や使い方想定を明確にする
RPAツールには提供形態により以下のタイプがあります。
- クラウド型
- サーバー型
- デスクトップ型
また、業界特化型や汎用型等の切り口も複数あり、RPAツールの利用目的や使い方想定に合わせて、適切なRPAツール選びが重要です。
利用目的や使い方想定が定かでない場合に、Uipathなど汎用型の高機能なRPAツールを導入するケースが多くありますが、結局想定通りに効果が出ない、費用対効果が見合わない結果になりやすい点に注意しましょう。
使い方ステップ②：RPAツールとマクロの違いを理解する
RPAツールから連想されやすい業務自動化ツールにMicrosoftが提供するExcelマクロがあります。ただし、RPAツールとExcelマクロでは自動化の範囲が明確に異なるため注意が必要です。
Excelマクロにより自動化可能な範囲は基本的にExcel内の業務に限定されます。一方で、RPAツールは利用するツールにもよりますが、Excelを含む社内にあるあらゆるソフトウェアの処理を自動化できるでしょう。
自社内で効率化の余地がマイクロソフトにより提供されるOffice製品に限定されるのであれば、RPAツールを導入しないことも視野に入ります。
使い方ステップ③：定型業務を自動化する
RPAの目的を定め、Excelマクロでは実現できない業務効率を推進したい場合にはRPAツールを導入しましょう。
RPAツールにより自動化可能なのは、定型業務です。作業ボリュームが多いけれども、作業内容は一定である業務こそ、RPAによる効率化効果を大きく発揮できます。
RPAツールによる効率化が必要であると判断できた場合には、どんどん身近な定型業務を自動化していきましょう。
ツール使い方事例
RPAツールを頻繁に活用される使い方事例をご紹介します。RPAツールの使い方事例は以下の通りです。
- 使い方事例①：社員情報の登録業務自動化
- 使い方事例②：経費精算業務の自動化
使い方事例①：社員情報の登録業務自動化
人事部では、労務手続きや人材管理業務など、定型業務だけれども一定で生じるタスクがあります。代表的な業務が社員情報の登録です。
給与計算を実施する際、事前に会計システム上のデータベースに社員別の住所や扶養家族、口座などの情報が登録されている必要があります。
このデータベースへの登録業務を実施する場合、手入力によるミスが生じる度に5~10分程度の時間がかかる場合が多いでしょう。
この点、Web上などから取得した人事情報を自動で会計システムに転記する仕組みをRPAによる実現することで、大きく業務効率化を見込めます。
使い方事例②：経費精算業務の自動化
経理部では、経費精算に代表されるように多数の定型業務があります。この定型業務をRPAツールにより自動化することで、業務効率化効果を期待できるでしょう。
例えばRPAツールを活用することで以下のような使い方事例があります。
- 従業員が申請する領収書データからOCRを活用して、経費精算情報（取引年月日、金額、取引先名など）を電子化し、経費精算情報の入力の手間を効率化する。
- 上長が承認を一定期間していなかった場合にリマインドメールを自動送付する。
- 経理担当者が会計システム上への経費精算情報入力を代行し、自動化する。など
まとめ 使い方を事前に把握しておこう！
RPAツールを使い始める前に、おおよその使い方におけるポイントや使い方事例を把握しておくようにしましょう。
RPAツールは定型業務のみ効率化できる特性上、各企業での使われ方もある程度に通っています。RPAツールの導入前におおよその使い方ポイントや使い方事例を把握しておくことで、スムーズにRPA活用が進むでしょう。
