経費精算業務では入出金確認、受発注管理など、日々多様な業務を実施する必要があります。定型業務とはいえ、ミスや遅延により会社に大きな損害が生じる場合もあり、確実な業務遂行が求められる点が特徴的です。
RPAは定型業務の自動化を得意とするため、経費精算業務の自動化を実現できます。経費精算業務の自動化を検討してみることをおすすめします。
当記事では、経費精算業務をRPAにより自動化するメリット、具体的に自動化した事例をご紹介します。
RPAで経費精算の自動化はできる？
RPAと経費精算業務は相性がよく、自動化の余地は大きいです。
特に昨今では電子帳簿保存法対応やインボイス制度対応などの法令対応でバックオフィスの負荷が高まっている背景もありRPAの導入、活用が期待されています。
定型業務の多い経費精算業務と相性が良い
経費精算業務は決められたルールに従い作業を実施するため、定型業務とされRPAツールの導入によって業務効率化の効果が大きいとされています。
例えば、以下のような業務は特に自動化による業務効率化が期待できるでしょう。
- 会計ソフトへのデータ転記
- 交通費精算時の最短ルール計算および突合
- 領収書の帳簿登録 など
法令対応で負荷が増えているからこそRPAの活用が必要
たしかに業務効率化は可能であるけれども、新たにRPAツールを導入してまで効率化を求めなくてよいと考えていた企業もいたようです。
しかし、2023年から2024年にかけて施行された電子帳簿保存法やインボイス制度などの法令対応によりバックオフィス業務負荷が大きく増えたと感じている企業様が増えました。
結果、既存の人員でバックオフィス業務を遂行するために生産性の向上が必要となり、RPAツールの導入が注目されているのです。
まさにいまこそ経費精算業務の自動化に着手すべき時だといえるでしょう。
RPAでの経費精算自動化におけるメリット・注意点は？
RPAツールにより経費精算業務を自動化することで、以下のメリットと注意点があります。RPAツールが導入されることによる業務効率化効果を経費精算業務だからこその観点から紹介させてください。
- メリット①：経費精算業務のコンプライアンス向上
- メリット②：早期承認と支払サイクルの短縮
- 注意点①：セキュリティの確保
- 注意点②：経費精算プロセスの評価と最適化
メリット①：経費精算業務のコンプライアンス向上
経費精算業務は定型業務である側面がある一方で、企業の業績に影響するためミスの最小化が求められる業務です。この点、RPAツールを導入して、データ転記や入力を行うことでミスの最小化を見込めます。
また、RPAのロボットは事前に決められた規則を遵守しますので、経費精算時の規則違反を防ぐことから、コンプライアンス向上も期待できるでしょう。
RPAにより作業した結果はすべてトランザクションとして記録できますので、監査時にトランザクションを提供することで用意にコンプライアンス順守している点を証明できる点も魅力です。
メリット②：早期承認と支払サイクルの短縮
RPAのロボットは経費精算時の承認プロセスを代行し、承認プロセスの迅速化を実現できます。
すべての承認プロセスに適用できるわけではありませんが、管理者による承認が不要なプロセスの場合、ロボットが即座に支払処理を行うことで迅速化を期待できるでしょう。
また、RPAは24時間365日対応可能ですので、経費精算の遅延を回避し、従業員や取引先への支払いプロセスを円滑に実施できます。
加えて、RPA上でトリガーを設定すれば、関係者に自動通知することも可能ですので、必要なアクションを迅速に実施するサポートが可能です。
例えば、未処理の経費精算についてリマインド通知するなどの対応が考えられます。
注意点①：セキュリティの確保
経費精算業務には機密性の高いデータが含まれる場合が多々あり、セキュリティが担保される必要があります。
RPAを開発する際には、経費精算プロセスにおけるデータ保護方針を明確にし、それに基づいてセキュリティ設計をする必要があるでしょう。
また、RPAプロセスへのアクセスを管理士、権限制御することでデータの不正利用する点も重要です。
定期的にRPAツールのセキュリティリスクを評価し、外部ベンダーやサードパーティによるアクセス制限をみなす必要もあります。
注意点②：経費精算プロセスの評価と最適化
RPAツールを導入する前に、そもそもの経費精算業務のプロセスをみなすことが重要です。
経費精算業務を可視化したうえで、ボトルネックを解消できるようなプロセスを再検討することで、RPAにより自動化した際の効率性を上げることができます。
また、経費精算プロセス上でどの既存システムと連携する必要があるのかも明らかにし、RPA導入時には把握しておくようにしましょう。
RPAツール選定時に既存システムとの連携事例があるか、連携可能なのか確認するためです。
導入事例
経費精算業務を自動化するためにRPAを活用した事例は以下の通りです。自社の要件に近い事例を参考にしてください。
- 事例①：OCRを活用した経費精算業務を自動化
- 事例②：伝票データ入力の自動化
- 事例③：帳票作成の自動化
- 事例④：交通費精算の自動化
- 事例⑤：売掛金や買掛金管理の効率化
事例①：OCRを活用した経費精算業務を自動化
経費精算業務では例えば以下のような承認フローが存在します。
- 従業員が領収書などを添付して経費精算申請をする
- 上司が内容を確認し承認をする
- 経理担当者が内容を確認し、承認。
- 経理担当者が仕訳、精算を行う。
一連の業務は定型作業であるので、RPA導入により効率化が可能です。例えば以下のような事例があります。
- 従業員が申請する領収書データからOCRを活用して、経費精算情報（取引年月日、金額、取引先名など）を電子化し、経費精算情報の入力の手間を効率化する。
- 上長が承認を一定期間していなかった場合にリマインドメールを自動送付する。
- 経理担当者が会計システム上への経費精算情報入力を代行し、自動化する。など
特にRPAとOCRの組み合わせによる業務効率化は定番となっていますので、ぜひ検討ください。
事例②：伝票データ入力の自動化
RPAを活用することで伝票データの入力作業を自動化できます。例えば、売上伝票を振替伝票に転記する作業などは定型作業ですので、自動化できるでしょう。
伝票の転記作業は多い企業で年間4,000件以上作成されており、効率化の余地が大きいとされています。伝票の転記作業は経理部の限られた人員で実施することもあり、入力ミスが生じる点も課題です。
この点、RPAを活用すれば売上明細の出力、規格変換、会計システムへの自動入力などを代行できますので、伝票データ入力の自動化を実現できるでしょう。
また、よくある事例として監視用のメールアドレスを決めておき、監視用メールアドレスに送付されてきた伝票データを自動で会計システムに入力するような事例もあります。
自社の業務プロセスと照らし合わせて最適な自動化手順をご検討ください。
事例③：帳票作成の自動化
RPAを導入することで、会計システム上のデータから請求書や納品書などの帳票を自動作成できます。帳票を自動作成後、取引先に自動でメール送付するような運用も可能です。
請求書や納品書の添付ミスや宛先ミスが生じると企業のコンプライアンスが疑われかねませんが、RPAを活用しメール添付・送付までを自動化することで、コンプライアンスの向上まで見込める点もメリットでしょう。
事例④：交通費精算の自動化
経費精算業務で最も手間のかかる作業の1つに交通費精算業務があります。よくある業務プロセスは以下の通りです。
- 従業員がシステム上に日付、交通機関経路、運賃を記載
- 上長承認
- 経理担当者が内容を確認。運賃の適切性確認。
- 承認、または、差戻。
- 交通費精算金の出金（銀行口座への振込）
上記運用をする場合、経理担当者が以下のような照合作業を交通機関経路ごとに実施必要があるため、負荷が高い点に課題があります。
- 交通費の個別検索
- 最適な経路と最安値の確認
- 申請内容と最適な経路、最安値の突合
- 内容にミスがないか担当者によるダブルチェック
また、経費精算の締め日近くに大量の経費精算業務が生じるため、ミスも生じるでしょう。上記のような定型作業だけれども大量に発生する業務に対してRPAの活用が期待できます。
あるサイトの試算では交通費精算業務を50人分実施するのに1500分程度の時間がかかる場合もあるようですので、効率化した場合の効果は大きいといえるでしょう。
事例⑤：売掛金や買掛金管理の効率化
売掛金や買掛金の管理する際、例えば入金消込業務が生じます。この業務では入金された案件に紐づく売掛金を突合し消し込む業務をする場合が多く、多くは人手によって実施することが多いようです。
もし請求書などを電子化し、取引情報（請求金額や請求番号など）を電子化できれば、RPAにより容易に突合処理が可能になります。
また、もし入金日を過ぎた案件があれば取引先に自動でメール送付のような運用をとることもできるでしょう。
この記事のまとめ
経費精算業務はRPA導入による業務効率化の余地が大きい業務です。特に交通費精算や伝票の自動入力など、工数がかかっているけれども定型作業であればなお効果がでやすいでしょう。
一方で、RPAを活用する以上システム上のセキュリティリスクへの対応や、そもそもの経費精算業務の最適化などいくつか注意点もありますので、注意点を事前に把握した上でRPAの活用を進めることを推奨します。
定型作業の多い経費精算業務は特に費用対効果を実感しやすい業務の1つです。RPAを導入して経費精算業務を自動化していきましょう！
